Selasa, 04 Juni 2013

Evaluasi

Evaluasi
Evaluasi (bahasa Inggris:Evaluation) merupakan proses penilaian . Dalam perusahaan, evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan efektifitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai  tujuan  perusahaan.  Data yang diperoleh dari hasil pengukuran tersebut akan digunakan sebagai analisis situasi program berikutnya

Pengenalan Evaluasi Empiris
Empiris adalah segala informasi yang diperoleh melalui eksperimen, penelitian, atau observasi. Evaluasi empiris adalah proses penilaian dengan cara eksperimen, penelitian, atau observasi. Sedangkan data empiris merupakan data yang ditemukan atau disimpulkan dari sebuah eksperimen
atau penelitian.

Perancangan Eksperimen
Perancangan eksperimen merupakan salah satu metode statistik yang digunakan sebagai salah satu alat untuk meningkatkan dan melakukan perbaikan kualitas. Perubahan-perubahan terhadap variabel suatu proses atau sistem diharapkan akan memberi hasil (respon) yang optimal dan cukup memuaskan.
            Perancangan eksperimen berperan penting dalam mengembangkan proses dan dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan dalam proses agar kinerja proses meningkat. Perancangan eksperimen dapat didefinisikan sebagai suatu uji atau rentetan uji dengan mengubah-ubah variabel input (faktor) suatu proses sehingga bisa diketahui penyebab perubahan output (respon).
            Sebelum mengenal lebih jauh perancangan eksperimen, kita terlebih dahulu akan mengenal beberapa istilah dalam perancangan eksperimen antara lain sebagai berikut:
1.    Unit Eksperimen : unit dasar dimana ukuran respon dikumpulkan.
2.    Faktor : tipe kondisi berbeda dalam eksperimen yang bisa diubah-ubah. Faktor bersifat kualitatif.
3.    Level : sering disebut level faktor adalah cara atau mode berbeda suatu faktor. Apabila faktor bersifat kualitatif, maka level bersifat kuantitatif.
4.    Perlakuan : kombinasi level pada faktor berbeda.
5.    Replikasi : banyaknya perulangan unit eksperimen pada perlakuan tertentu.
Secara umum tujuan perancangan eksperimen adalah:
1.    Menentukan variabel input (faktor) yang berpengaruh terhadap respon.
2.    Menentukan variabel input yang membuat respon mendekati nilai yang diinginkan.
3.    Menentukan variabel input yang menyebabkan variasi respon kecil.
Keuntungan Perancangan Eksperimen
Beberapa keuntungan melakukan perancangan eksperimen antara lain adalah:
  •       Perancangan eksperimen dapat digunakan dalam mengidentifikasi kunci keputusan tidak hanya dalam pengendalian proses tetapi juga untuk peningkatan atau perbaikan proses.
  •       Pada pengembangan proses baru di mana data historis tidak tersedia, perancangan eksperimen digunakan pada fase pengembangan karena dapat menunjukkan faktor-faktor yang penting yang akan memaksimumkan hasil dan mengurangi biaya secara keseluruhan.
  •       Perancangan eksperimen dapat membantu mengurangi lead time antara desain dan manufacturing dan menghasilkan desain yang robust (kokoh) terhadap faktor-faktor yang tidak terkontrol.
Partisipasi, IRB, dan Etika
Partisipasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “participation” adalah pengambilan  bagian atau pengikutsertaan. Menurut Keith Davis, partisipasi adalah suatu keterlibatan mental dan emosi seseorang kepada pencapaian tujuan dan ikut bertanggung jawab di dalamnya. Dalam defenisi tersebut kunci pemikirannya adalah keterlibatan mental dan emosi. Sebenarnya partisipasi adalah suatu gejala demokrasi dimana orang diikutsertakan dalam suatu perencanaan serta dalam pelaksanaan dan juga ikut memikul tanggung jawab sesuai dengan tingkat  kematangan dan tingkat kewajibannya. Partisipasi itu menjadi baik dalam bidang-bidang fisik maupun bidang mental serta penentuan kebijaksanaan.
Bentuk partisipasi yang nyata yaitu :
·         Partisipasi uang adalah bentuk partisipasi untuk memperlancar usaha-usaha bagi pencapaian kebutuhan masyarakat yang memerlukan bantuan
·         Partisipasi harta benda adalah partisipasi dalam bentuk menyumbang harta benda, biasanya berupa alat-alat kerja atau perkakas
·         Partisipasi tenaga adalah partisipasi yang diberikan dalam bentuk tenaga untuk pelaksanaan usaha-usaha yang dapat menunjang keberhasilan suatu program
·         Partisipasi keterampilan, yaitu memberikan dorongan melalui keterampilan yang dimilikinya kepada anggota masyarakat lain yang membutuhkannya
Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa dalam partisipasi terdapat unsur-unsur sebagai berikut :
1.    Keterlibatan peserta didik dalam segala kegiatan yang dilaksanakan dalam proses belajar mengajar.
2.    Kemauan peserta didik untuk merespon dan berkreasi dalam kegiatan yang dilaksanakan dalam proses belajar mengajar.
Bentuk - Bentuk Partisipasi 
Menurut Effendi, partisipasi ada dua bentuk, yaitu partisipasi vertikal dan partisipasi horizontal. 
·        Partisipasi vertikal adalah suatu bentuk kondisi tertentu dalam masyarakat yang terlibat di dalamnya atau mengambil bagian dalam suatu program pihak lain, dalam hubungan mana masyarakat berada sebagai posisi bawahan.
·        Partisipasi horizontal adalah dimana masyarakatnya tidak mustahil untuk mempunyai prakarsa dimana setiap anggota / kelompok masyarakat berpartisipasi secara horizontal antara satu dengan yang lainnya, baik dalam melakukan usaha bersama, maupun dalam rangka melakukan kegiatan dengan pihak lain. menurut Effendi sendiri, tentu saja partisipasi seperti ini merupakan tanda permulaan tumbuhnya masyarakat yang mampu berkembang secara mandiri
Prinsip-prinsip partisipasi 
Sebagaimana tertuang dalam Panduan Pelaksanaan Pendekatan Partisipati yang disusun oleh Department for International Development (DFID) (dalam Monique Sumampouw, 2004: 106-107) adalah:
·        Cakupan : Semua orang atau wakil-wakil dari semua kelompok yang terkena dampak dari hasil-hasil suatu keputusan atau proses proyek pembangunan.
·        Kesetaraan dan kemitraan (Equal Partnership): Pada dasarnya setiap orang mempunyai keterampilan, kemampuan dan prakarsa serta mempunyai hak untuk menggunakan prakarsa tersebut terlibat dalam setiap proses guna membangun dialog tanpa memperhitungkan jenjang dan struktur masing-masing pihak.
·        Transparansi :Semua pihak harus dapat menumbuhkembangkan komunikasi dan iklim berkomunikasi terbuka dan kondusif sehingga menimbulkan dialog.
·        Kesetaraan kewenangan (Sharing Power/Equal Powership) : Berbagai pihak yang terlibat harus dapat menyeimbangkan distribusi kewenangan dan kekuasaan untuk menghindari terjadinya dominasi.
·        Kesetaraan Tanggung Jawab (Sharing Responsibility : Berbagai pihak mempunyai tanggung jawab yang jelas dalam setiap proses karena adanya kesetaraan kewenangan (sharing power) dan keterlibatannya dalam proses pengambilan keputusan dan langkah-langkah selanjutnya.
·        Pemberdayaan (Empowerment : Keterlibatan berbagai pihak tidak lepas dari segala kekuatan dan kelemahan yang dimiliki setiap pihak, sehingga melalui keterlibatan aktif dalam setiap proses kegiatan, terjadi suatu proses saling belajar dan saling memberdayakan satu sama lain.
·        Kerjasama : Diperlukan adanya kerja sama berbagai pihak yang terlibat untuk saling berbagi kelebihan guna mengurangi berbagai kelemahan yang ada, khususnya yang berkaitan dengan kemampuan sumber daya manusia.

 IRB (Institutional Review Board) Merupakan sebuah kelembagaan dewan peninjau ( IRB ),      juga dikenal sebagai komite etikaindependen atau dewan peninjau etik , adalah panitia yang telah ditunjuk secara resmi untuk menyetujui, memantau, dan meninjau biomedis dan perilaku penelitian yang melibatkan manusia . Mereka sering melakukan beberapa bentuk analisis risiko dan manfaat dalam upaya untuk menentukan benar atau tidak penelitian harus dilakukan. Nomor satu prioritas IRB adalah untuk melindungi subyek manusia dari bahaya fisik atau psikologi

Etika (Yunani Kuno: "ethikos", berarti "timbul dari kebiasaan") adalah sebuah sesuatu dimana dan bagaimana cabang utama filsafat yang mempelajari nilai atau kualitas yang menjadi studi mengenai standar dan penilaian moral.Etika mencakup analisis dan penerapan konsep seperti benar, salah, baik, buruk, dan tanggung jawab.
Etika dimulai bila manusia merefleksikan unsur-unsur etis dalam pendapat-pendapat spontan kita.Kebutuhan akan refleksi itu akan kita rasakan, antara lain karena pendapat etis kita tidak jarang berbeda dengan pendapat orang lain. Untuk itulah diperlukan etika, yaitu untuk mencari tahu apa yang seharusnya dilakukan oleh manusia.
Secara metodologis, tidak setiap hal menilai perbuatan dapat dikatakan sebagai etika. Etika memerlukan sikap kritis, metodis, dan sistematis dalam melakukan refleksi.Karena itulah etika merupakan suatu ilmu. Sebagai suatu ilmu, objek dari etika adalah tingkah laku manusia. Akan tetapi berbeda dengan ilmu-ilmu lain yang meneliti juga tingkah laku manusia, etika memiliki sudut pandang normatif. Maksudnya etika melihat dari sudut baik dan buruk terhadap perbuatan manusia.
Etika terbagi menjadi tiga bagian utama: meta-etika (studi konsep etika), etika normatif (studi penentuan nilai etika), dan etika terapan (studi penggunaan nilai-nilai etika).
Macam-macam Etika
Ada dua macam etika yang harus kita pahami bersama dalam menentukan baik dan buruknya prilaku manusia :

1.    Etika Deskriptif, yaitu etika yang berusaha meneropong secara kritis dan rasional sikap dan prilaku manusia dan apa yang dikejar oleh manusia dalam hidup ini sebagai sesuatu yang bernilai. Etika deskriptif memberikan fakta sebagai dasar untuk mengambil keputusan tentang prilaku atau sikap yang mau diambil.
2.    Etika Normatif, yaitu etika yang berusaha menetapkan berbagai sikap dan pola prilaku ideal yang seharusnya dimiliki oleh manusia dalam hidup ini sebagai sesuatu yang bernilai. Etika normatif memberi penilaian sekaligus memberi norma sebagai dasar dan kerangka tindakan yang akan diputuskan.
Etika secara umum dapat dibagi menjadi :
1.     
a.    Etika Umum, berbicara mengenai kondisi-kondisi dasar bagaimana manusia bertindak secara etis, bagaimana manusia mengambil keputusan etis, teori-teori etika dan prinsip-prinsip moral dasar yang menjadi pegangan bagi manusia dalam bertindak serta tolak ukur dalam menilai baik atau buruknya suatu tindakan.
b.    Etika Khusus, merupakan penerapan prinsip-prinsip moral dasar dalam bidang kehidupan yang khusus. Penerapan ini bisa berwujud : Bagaimana saya mengambil keputusan dan bertindak dalam bidang kehidupan dan kegiatan khusus yang saya lakukan, yang didasari oleh cara, teori dan prinsip-prinsip moral dasar.

Etika Khusus dibagi lagi menjadi dua bagian :
a. Etika individual, yaitu menyangkut kewajiban dan sikap manusia terhadap dirinya sendiri.
b. Etika sosial, yaitu berbicara mengenai kewajiban, sikap dan pola perilaku manusia sebagai anggota umat manusia.

        Perlu diperhatikan bahwa etika individual dan etika sosial tidak dapat dipisahkan satu sama lain dengan tajam, karena kewajiban manusia terhadap diri sendiri dan sebagai anggota umat manusia saling berkaitan. Etika sosial menyangkut hubungan manusia dengan manusia baik secara langsung maupun secara kelembagaan (keluarga, masyarakat, negara), sikap kritis terhadpa pandangan-pandangana dunia dan idiologi-idiologi maupun tanggung jawab umat manusia terhadap lingkungan hidup.
        Dengan demikian luasnya lingkup dari etika sosial, maka etika sosial ini terbagi atau terpecah menjadi banyak bagian atau bidang. Dan pembahasan bidang yang paling aktual saat ini adalah sebagai berikut :
1. Sikap terhadap sesama
2. Etika keluarga
3. Etika profesi
4. Etika politik
5. Etika lingkungan
6. Etika idiologi

Manfaat Etika
Beberapa manfaat Etika adalah sebagai berikut ,
1. Dapat membantu suatu pendirian dalam beragam pandangan dan moral.
2. Dapat membantu membedakan mana yang tidak boleh dirubah dan mana
    yang boleh dirubah.
3. Dapat membantu seseorang mampu menentukan pendapat.
4. Dapat menjembatani semua dimensi atau nilai-nilai.

Teknik pengumpulan data

Ada beberapa teknik pengumpulan data yaitu angket, wawancara, observasi, studi dokumentasi, dan teknik lainnya
 Angket
Angket adalah teknik pengumpulan data dengan menyerahkan atau mengirimkan daftar pertanyaan untuk diiisi sendiri oleh responden. Responden adalah orang yang memberikan tanggapan atas angket yang diajukan.
    Keuntungan dari teknik angket adalah:
1.    Angket dapat menjangkau sampel dalam jumlah besar karena dapat dikirimkan melalui pos.
2.    Biaya yang diperlukan untuk membuat angket relatif murah.
3.    Angket tidak terlalu menggangu respoden karena pengisiannya ditentukan oleh respoden sendiri sesuai dengan kesedian waktunya.
Kerugian teknik angket:
1.    Jika angket dikirimkan melalui pos, maka persentase yang dikembalikan relatuf rendah.
2.    Angket tidak dapat digunkan untuk respoden yang kurang bisa membaca dan menulis.
3.    Pertanyaan-pertanyaan dalam angket dapat ditafsirkan salah dan tidak ada kesempatan untuk mendapat penjelasan.



2.    Wawancara
Wawancara adalah pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung oleh pewawancara kepada responden, dan jawaban-jawaban responden dicatat atau direkam dengan alat perekam.
Keuntungan wawancara adalah:
1.    Wawancara dapat digunakan pada responden yang tidak bisa membaca dan menulis.
2.    Jika ada pertanyaan yang belum dipahami, pewawancara dapat segera menjelaskannya.
3.    Wawancara dapat mengecek kebenaran jawaban responden denagn mengajukan pertanyaan pembanding, atau dengan melihat wajah atau gerak-gerik responden.
Kerugian wawancara adalah:
1.    Wawancara memerlukan biaya yang sangat untuk perjalanan dan uang harian pengumpulan data.
2.    Wawancara hanya dapat menjangkau jumalh responden yang lebih kecil.
3.    Kehadiran pewawancara mungkin menggangu responden.

Dialog


     Dialog
Pada umum, dialog merupakan  proses komunikasi antara 2 atau lebih agen, dalam dialog makna harus dipertimbangkan agar memenuhi kaidah semantis dan pragmatis. Sedangkan dalam IMK, dialog merupakan pertukaran instruksi dan informasi yang mengambil tempat antara user dan sistem komputer.

Desain dialog
Dialog dalam arti umum adalah percakapan antara dua kelompok atau lebih. Sedangkan dialog dalam konteks perencanaan user interface adalah struktur dari percakapan antara user dan sistem komputer.

Bahasa Komputer dapat dibagi atas tiga tingkatan:
  • Leksikal:
Merupakan tingkatan yang paling rendah yaitu bentuk icon pada layar. Pada bahasa manusia, ekuivalen dengan bunyi dan ejaan suatu kata
  • Sintaksis 
Yaitu urutan dan struktur dari input dan output pada bahasa manusia, ekuivalen dengan grammar suatu kalimat
  • Semantik 
Yaitu arti dari percakapan yang berkaitan dengan pengaruhnya pada struktur data internal komputer dan/atau dunia eksternal pada bahasa manusia, ekuivalen dengan arti yang berasal dari partisipan dalam percakapan

Dialog Style - HCI
Dialog style atau yang disebut dengan ragam dialog adalah cara yang digunakan untuk mengorganisasikan berbagai teknik dialog.
Ragam dialog interaktif dikelompokkan menjadi 9 kategori, yaitu :
a.    Dialog berbasis perintah tunggal (command line dialogue)
b.    Dialog berbasis bahasa pemrograman (programming language dialogue)
c.    Antarmuka berbasis bahasa alami (natural language)
d.    Sistem menu
e.    Dialog berbasis pengisian borang (form filling dialogue)
f.     Antarmuka berbasis ikon
g.    Sistem Penjendelaan (windowing system)
h.    Manipulasi langsung
i.      Antarmuka berbasis interaksi grafis

Software User Interface
·         GNOME ™
·         Altia®Design
·         GUI Design Studio v4 (caretta SOFTWARE)
·         UI Pilot (REDWHALE SOFTWARE)
·         HOMER (HOMER ENERGY)



Sumber

Penanganan Kesalahan dan Help Dokumentasi

     
    Jenis -Jenis Kesalahan
Ada dua bentuk dasar kesalahan: (1) kesalahan akuntansi (accounting errors) dan (2) kesalahan sistem (system errors). Kesalahan akuntansi mempengaruhi langsung pada kesalahan pelaporan keuangan. Kesalahan sistem berhubungan erat dengan lemahnya sistem pengendalian intern yang pada gilirannya akan menyulitkan penditeksian kesalahan dan ketidak beresan yang terjadi dalam suatu organisasi.

Accounting Errors
Kesalahan jenis ini akan mempengaruhi secara langsung kesalahan pelaporan keuangan baik sengaja maupun tidak. Kesalahan akuntansi dikelompokkan menjadi 3 (tiga). Semuanya mempunayi dua bentuk yakni kesalahan intensional (sengaja) dan unintensional (tidak sengaja):
1.    Kesalahan karena tidak mencantumkan (errors of omissions).
2.    Kesalahan karena penyalahgunaan jabatan/wewenang (errors of commissions)
3.    Kesalahan karena prinsip akuntansi (errors of principles).
 Errors of omissions, errors of commissions , dan errors of principles yang disengaja, secara tipikal timbul dari orang-orang yang sengaja berbuat tidak jujur. Kesalahan yang sering terjadi sebagai akibat dari akumulasi ketidakberesan, khususnya kesalahan akuntansi akan berdampak pada tindakan hukum. Bagi para auditor kesalahan semacam ini sebisa mungkin harus dihindari dan dicegah. Salah satunya adalah dengan mendisain sistem pengendalia intern yang memadai.
Sedangkan ketiga kelompok kesalahan tersebut di atas yang sifatnya tidak sengaja lebih cocok bila hanya disebut sebagai kekeliruan (mistake). Kekeliruan semacam ini kemungkinan akibat dari kesalahan proses eletronik, sistem dan beban kerja yang overload, kesalahpahaman intruksi  atau prosedur yang harus dilakukan (human errors), kecerobohan dalam memberi pertimbangan.
Errors of omissions, baik sengaja maupun tidak, terjadi pada fungsi-fungsi pelaksanaan: (1) operasi klerikal; (2) pencatatan transaksi; (3) penjurnalan. Sedangkan errors of commissions bisa timbul ketika para karyawan yang melaksanakan ketiga fungsi tersebut tidak memenuhi syarat, bahkan mengarah pada tindakan penggelapan (fraud). Sementara itu, errors of principles terjadi karena penerapan metode, teknik dan prosedur akuntansi tidak sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku.

System Errors
Kesalahan sistem, tidak dengan sendirinya akan berakibat pada kesalahan penyajian laporan keuangan. Namun, dengan semakin meningkatnya kesalahan tersebut akan berakibat pada kelemahan sistem pengendalian intern, yang pada gilirannya akan berdampak pula pada reliabilitas dan akurasi penyajian laporan keuangan. Kesalahan sistem terdiri dari dua tipe dasar: (1) compliance errors; dan (2) system design deficiencies. Kedua tipe tersebut bisa terjadi karena sengaja maupun tidak sengaja.

Compliance errors    
Compliance errors  yang disengaja (intensional), merupakan perbuatan ketidakpatuhan, karena kegagalan seseorang melaksanakan kebijakan, prosedur dan teknik internal kontrol.

Compliance errors  yang tidak disengaja (unintensional), merupakan tindakan yang sifatnya insidental tapi mengarah pada ketidak patuhan terhadap kebijakan, prosedur dan teknik pengendalian intern. Kesalahan ini terjadi karena beberapa faktor, antara lain:
1.    Kesalahan menjalankan fungsi peralatan mekanis atau elektronik
2.    Karyawan tidak memahami kebijakan, prosedur dan teknik pengendalian intern
3.    Sistem dan mekanisme kerja overload
4.    Human error karena kecerobohan atau kekeliruan dalam membuat pertimbangan.

Systems design erros
Systems design erros yang sifatnya sengaja merupakan kesalahan yang dilakukan seseorang dengan cara  mengabaikan pengendalian yang telah ditetapkan atau sistem yang didisain sudah tidak relevan lagi dengan kondisi yang ada. Sistem tersebut sengaja dibiarkan agar ada peluang untuk melakukan penggaran. Dalam banyak hal, para karyaman akan mengetahui kelemahan sistem yang ada. Hal ini berisiko terjadinya penggunaan peluang karena sitem yang lemah tersebut. Kesalahan sistem lebih berpotensi terjadi pada sistem komputerisasi.
Systems design erros yang sifatnya tidak sengaja, berkaitan dengan kondisi dimana para karyawan bahkan pimpinan tidak menyadari akan sistem yang diterapkan. Padahal sistem tersebut salah. Hal ini berpotensi terjadinya akumulasi kesalahan dan pelanggaran, yang baru akan diketahui kalau kesalahan dan ketidaktertiban tersebut menjadi besar.

Petunjuk Pencegahan Kesalahan
  • Menghapus mode-mode atau menyediakan petunjuk yang terlihat untuk mode-mode tersebut.
  • Gunakan teknik koding yang baik (warna, gaya).
  • Memaksimalkan pengenalan, mengurangi hafalan.
  • Merancang urutan gerak atau perintah yang tidak sama.
  • Mengurangi kebutuhan untuk mengetik.
  • Uji dan memantau kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya.
  • Memungkinkan pertimbangan ulang aksi-aksi yang dilakukan oleh user, misalnya memindahkan file dari recycle bin.

Petunjuk Perbaikan Kesalahan
  • Menyediakan tipe-tipe tanggapan yang sesuai.
  • Query: bertanya pada user apa yang sudah dilakukan, kemudian melegalkan tindakan yang salah.
  • Menyediakan fungsi “undo” dan pembatalan dari proses yang sedang berjalan.
  • Meminta konfirmasi untuk perintah yang drastis dan bersifat merusak.
  • Menyediakan pengecekan yang beralasan pada masukan data.
  • Mengembalikan kursor ke area kesalahan, memungkinkan untuk melakukan perbaikan.
  • Menyediakan beberapa kecerdasan buatan.
  • Menyediakan akses cepat kepada bantuan untuk konteks-sensitif. 

Jenis Dokumen dan Alat Bantu
1.      Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
a.    Dokumen pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP, SIM, dan ijazah
b.    Dokumen niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek, obligasi, dan saham
c.    Dokumen sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu, dan naskah proklamasi.
d.    Dokumen pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan.
Contohnya: Keppres dan UU.

2.    Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisiknya
a.    Dokumen literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film
b.    Dokumen korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan di museum).
c.    Dokumen privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem kearsipan) 
Alat Bantu
Alat – alat bantu pencarian informasi dalam dokumen antara lain :
-         indeks : daftar penulis, daftar judul, daftar tabel, daftar gambar, daftar kata-kata kunci, dll
-         konkordansi : daftar kata – kata dengan penunjuk ke baris tertentu yang memunculkannya
-         thesaurus : daftar sinonim dan istilah – istilah yang lebih luas maupun lebih sempit
-         daftar isi : isi dokumen secara garis besar.


Sumber