Jenis -Jenis Kesalahan
Ada dua bentuk dasar kesalahan: (1) kesalahan akuntansi
(accounting errors) dan (2) kesalahan sistem (system errors). Kesalahan
akuntansi mempengaruhi langsung pada kesalahan pelaporan keuangan. Kesalahan
sistem berhubungan erat dengan lemahnya sistem pengendalian intern yang pada
gilirannya akan menyulitkan penditeksian kesalahan dan ketidak beresan yang
terjadi dalam suatu organisasi.
Accounting Errors
Kesalahan jenis ini akan mempengaruhi secara langsung
kesalahan pelaporan keuangan baik sengaja maupun tidak. Kesalahan akuntansi
dikelompokkan menjadi 3 (tiga). Semuanya mempunayi dua bentuk yakni kesalahan
intensional (sengaja) dan unintensional (tidak sengaja):
1. Kesalahan karena tidak mencantumkan (errors of
omissions).
2. Kesalahan karena penyalahgunaan jabatan/wewenang (errors
of commissions)
3. Kesalahan karena prinsip akuntansi (errors of
principles).
Errors of omissions, errors of
commissions , dan errors of principles yang disengaja, secara
tipikal timbul dari orang-orang yang sengaja berbuat tidak jujur. Kesalahan
yang sering terjadi sebagai akibat dari akumulasi ketidakberesan, khususnya
kesalahan akuntansi akan berdampak pada tindakan hukum. Bagi para auditor
kesalahan semacam ini sebisa mungkin harus dihindari dan dicegah. Salah satunya
adalah dengan mendisain sistem pengendalia intern yang memadai.
Sedangkan ketiga kelompok kesalahan tersebut di atas yang
sifatnya tidak sengaja lebih cocok bila hanya disebut sebagai kekeliruan (mistake).
Kekeliruan semacam ini kemungkinan akibat dari kesalahan proses eletronik,
sistem dan beban kerja yang overload, kesalahpahaman intruksi atau
prosedur yang harus dilakukan (human errors), kecerobohan dalam memberi
pertimbangan.
Errors of omissions, baik sengaja maupun tidak, terjadi
pada fungsi-fungsi pelaksanaan: (1) operasi klerikal; (2) pencatatan transaksi;
(3) penjurnalan. Sedangkan errors of commissions bisa timbul ketika
para karyawan yang melaksanakan ketiga fungsi tersebut tidak memenuhi syarat,
bahkan mengarah pada tindakan penggelapan (fraud). Sementara itu, errors
of principles terjadi karena penerapan metode, teknik dan prosedur
akuntansi tidak sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku.
System Errors
Kesalahan sistem, tidak dengan sendirinya akan berakibat
pada kesalahan penyajian laporan keuangan. Namun, dengan semakin meningkatnya
kesalahan tersebut akan berakibat pada kelemahan sistem pengendalian intern,
yang pada gilirannya akan berdampak pula pada reliabilitas dan akurasi
penyajian laporan keuangan. Kesalahan sistem terdiri dari dua tipe dasar:
(1) compliance errors; dan (2) system design deficiencies. Kedua
tipe tersebut bisa terjadi karena sengaja maupun tidak sengaja.
Compliance
errors
Compliance
errors yang disengaja (intensional), merupakan perbuatan
ketidakpatuhan, karena kegagalan seseorang melaksanakan kebijakan, prosedur dan
teknik internal kontrol.
Compliance
errors yang tidak disengaja (unintensional), merupakan tindakan yang
sifatnya insidental tapi mengarah pada ketidak patuhan terhadap kebijakan,
prosedur dan teknik pengendalian intern. Kesalahan ini terjadi karena beberapa
faktor, antara lain:
1. Kesalahan
menjalankan fungsi peralatan mekanis atau elektronik
2. Karyawan
tidak memahami kebijakan, prosedur dan teknik pengendalian intern
3. Sistem
dan mekanisme kerja overload
4. Human
error karena kecerobohan atau kekeliruan dalam membuat pertimbangan.
Systems design erros
Systems design erros yang sifatnya sengaja merupakan
kesalahan yang dilakukan seseorang dengan cara mengabaikan pengendalian
yang telah ditetapkan atau sistem yang didisain sudah tidak relevan lagi dengan
kondisi yang ada. Sistem tersebut sengaja dibiarkan agar ada peluang untuk
melakukan penggaran. Dalam banyak hal, para karyaman akan mengetahui kelemahan
sistem yang ada. Hal ini berisiko terjadinya penggunaan peluang karena sitem
yang lemah tersebut. Kesalahan sistem lebih berpotensi terjadi pada sistem
komputerisasi.
Systems design erros yang sifatnya tidak sengaja,
berkaitan dengan kondisi dimana para karyawan bahkan pimpinan tidak menyadari
akan sistem yang diterapkan. Padahal sistem tersebut salah. Hal ini berpotensi
terjadinya akumulasi kesalahan dan pelanggaran, yang baru akan diketahui kalau
kesalahan dan ketidaktertiban tersebut menjadi besar.
Petunjuk Pencegahan Kesalahan
- Menghapus mode-mode atau menyediakan petunjuk yang terlihat untuk mode-mode tersebut.
- Gunakan teknik koding yang baik (warna, gaya).
- Memaksimalkan pengenalan, mengurangi hafalan.
- Merancang urutan gerak atau perintah yang tidak sama.
- Mengurangi kebutuhan untuk mengetik.
- Uji dan memantau kesalahan-kesalahan dan memperbaikinya.
- Memungkinkan pertimbangan ulang aksi-aksi yang dilakukan oleh user, misalnya memindahkan file dari recycle bin.
Petunjuk Perbaikan Kesalahan
- Menyediakan tipe-tipe tanggapan yang sesuai.
- Query: bertanya pada user apa yang sudah dilakukan, kemudian melegalkan tindakan yang salah.
- Menyediakan fungsi “undo” dan pembatalan dari proses yang sedang berjalan.
- Meminta konfirmasi untuk perintah yang drastis dan bersifat merusak.
- Menyediakan pengecekan yang beralasan pada masukan data.
- Mengembalikan kursor ke area kesalahan, memungkinkan untuk melakukan perbaikan.
- Menyediakan beberapa kecerdasan buatan.
- Menyediakan akses cepat kepada bantuan untuk konteks-sensitif.
Jenis
Dokumen dan Alat Bantu
1. Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan
Kepentingannya
a. Dokumen
pribadi, yaitu dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contohnya: KTP,
SIM, dan ijazah
b. Dokumen
niaga, yaitu dokumen yang berkaitan dengan perniagaan. Contohnya: cek,
obligasi, dan saham
c. Dokumen
sejarah, yaitu dokumen yang berkaitan dengan sejarah. Contohnya: fosil, tugu,
dan naskah proklamasi.
d. Dokumen
pemerintah, yaitu dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu
pemerintahan.
Contohnya: Keppres dan UU.
Contohnya: Keppres dan UU.
2.
Jenis-Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk
Fisiknya
a. Dokumen
literer adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau
direkam (dikumpulkan di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, dan film
b. Dokumen
korporil adalah dokumen yang berupa benda bersejarah (dokumen ini dikumpulkan
di museum).
c. Dokumen
privat adalah dokumen yang berupa surat atau arsip (disimpan dengan sistem
kearsipan)
Alat Bantu
Alat
– alat bantu pencarian informasi dalam dokumen antara lain :
- indeks : daftar penulis, daftar judul, daftar
tabel, daftar gambar, daftar kata-kata kunci, dll
- konkordansi : daftar kata – kata dengan
penunjuk ke baris tertentu yang memunculkannya
- thesaurus : daftar sinonim dan istilah –
istilah yang lebih luas maupun lebih sempit
- daftar isi : isi dokumen secara garis besar.
Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar